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Título
Text copied to clipboard!Especialista en Control de Documentos
Descripción
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Estamos buscando un Especialista en Control de Documentos altamente organizado y detallista para unirse a nuestro equipo. El candidato ideal será responsable de gestionar, organizar y mantener todos los documentos de la empresa, asegurando su integridad, confidencialidad y disponibilidad. Este puesto es fundamental para garantizar el cumplimiento de normativas internas y externas, así como para facilitar el acceso rápido y seguro a la información crítica de la organización.
El Especialista en Control de Documentos será el encargado de implementar y mantener sistemas de gestión documental, tanto físicos como digitales, y de coordinar la correcta clasificación, archivo y recuperación de documentos. Además, deberá establecer procedimientos claros para el manejo de la documentación, capacitar al personal en el uso de estos sistemas y realizar auditorías periódicas para asegurar el cumplimiento de las políticas establecidas.
Entre sus funciones principales se encuentran la recepción, revisión y distribución de documentos, la actualización de registros, el control de versiones y la eliminación segura de documentos obsoletos. También será responsable de colaborar con diferentes departamentos para identificar necesidades específicas de documentación y proponer mejoras en los procesos existentes.
El candidato ideal debe poseer excelentes habilidades de comunicación, capacidad para trabajar bajo presión y un alto nivel de responsabilidad. Se valorará experiencia previa en gestión documental, conocimiento de normativas de calidad y manejo de herramientas tecnológicas especializadas. Si eres una persona proactiva, meticulosa y orientada a resultados, te invitamos a postularte para formar parte de nuestro equipo y contribuir al éxito de la organización.
Responsabilidades
Text copied to clipboard!- Gestionar y organizar documentos físicos y digitales.
- Implementar y mantener sistemas de gestión documental.
- Asegurar la confidencialidad y seguridad de la información.
- Controlar versiones y actualizaciones de documentos.
- Realizar auditorías periódicas de archivos.
- Capacitar al personal en procedimientos documentales.
- Elaborar reportes de gestión documental.
- Colaborar con otros departamentos para optimizar procesos.
- Clasificar y archivar documentos según normativas.
- Eliminar documentos obsoletos de manera segura.
Requisitos
Text copied to clipboard!- Título universitario en administración, archivística o afines.
- Experiencia mínima de 2 años en gestión documental.
- Conocimiento de normativas de calidad y confidencialidad.
- Manejo de sistemas y software de gestión documental.
- Habilidades organizativas y atención al detalle.
- Capacidad para trabajar bajo presión.
- Excelentes habilidades de comunicación.
- Proactividad y responsabilidad.
- Dominio de herramientas ofimáticas.
- Disponibilidad para realizar auditorías internas.
Posibles preguntas de la entrevista
Text copied to clipboard!- ¿Qué experiencia tiene en gestión documental?
- ¿Ha implementado sistemas de gestión documental anteriormente?
- ¿Cómo asegura la confidencialidad de la información?
- ¿Qué herramientas tecnológicas utiliza para el control documental?
- ¿Cómo maneja la presión y los plazos ajustados?
- ¿Ha capacitado a personal en procedimientos documentales?
- ¿Está familiarizado con normativas de calidad?
- ¿Cómo organiza y clasifica grandes volúmenes de documentos?
- ¿Qué medidas toma para la eliminación segura de documentos?
- ¿Está dispuesto a realizar auditorías internas periódicas?
